Aposte na produtividade
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Rentabilizar o tempo no trabalho.
Todos os dias começam com boas intenções: terminar trabalhos urgentes, falar com aquela pessoa com que estamos para falar há dias, trabalhar naqueles projectos que temos em mãos… O pior é que, muitas das vezes, as intenções acabam por não passar disso mesmo e, na melhor das hipóteses, apenas conseguimos fazer metade daquilo que tínhamos planeado.
Deixamos-lhe aqui cinco dicas essenciais para ganhar tempo e conseguir tornar os seus dias mais produtivos.
- Aproveite ao máximo o seu pico de actividade. Existe um momento do dia em que a capacidade de concentração e de raciocínio, bem como a nossa energia e entusiasmo atingem o seu máximo. Descubra qual o momento do dia em que se costuma sentir mais produtivo e aproveite-o da melhor forma possível para aquelas tarefas mais complexas e projectos absorventes.
- Ignore o telefone. Faça uso do atendedor de chamadas e tire o som ao seu telefone; diga à secretária/telefonista para não passar nenhuma chamada durante a próxima hora; desligue o seu telemóvel... Só assim, evitará ser constantemente interrompido.
- Evite reuniões improdutivas. Apesar de nem sempre se poder controlar este aspecto, a verdade é que as reuniões são, muitas das vezes, um factor destabilizador. Evite perder tempo, marcando uma hora especifica para o inicio e o termo da cada reunião, e prepare previamente os temas que deverão ficar resolvidos.
- Marque uma hora para reunir a sua equipa. A maior parte de nós nem dá conta do tempo que se perde durante o dia a tirar duvidas, discutir assuntos, e acompanhar projectos, com colegas e colaboradores. Para evitar uma dispersão do tempo, poderá ser agendada uma reunião semanal, com todos os membros da equipa, para abordar todas as questões relevantes.
- Isole-se e concentre-se. Divida o seu tempo em períodos de 30, 60 ou 90 minutos seguidos (de acordo com a sua capacidade de concentração) para focar-se totalmente numa tarefa. Durante este tempo deverá isolar-se o mais possível: feche a porta, desligue o telefone ou, caso não tenha alternativa, ponha os auscultadores e ouça um CD de musica (clássica, de preferência, para não perturbar).